Tramite i servizi dell’Archiviazione Documentale, è possibile importare le ricevute Entratel in formato PDF relative alla CU/2025. Nella fase di importazione, le ricevute vengono automaticamente suddivise ed archiviate per ditta.
Ricordiamo che i servizi di Archiviazione Documentale sono disponibili per gli Utenti abilitati.

Le ricevute vengono importate dal servizio ‘Importazione Ricevute CU (.pdf)’, sul menù Archiviazione Documentale.
Sul servizio devono essere caricati (upload) i files in formato PDF delle ricevute, scaricati tramite Entratel.
Ciascun file PDF può contenere le ricevute relative ad uno o più sostituti: viene automaticamente suddiviso per ditta, abbinando le pagine iniziali, relative alle singole certificazioni, alle pagine finali, sulle quali è riportato l’elenco delle certificazioni relative a ciascun sostituto. I files PDF così ottenuti vengono archiviati, abbinandoli alle corrispondenti aziende. Viene archiviato anche il file “originale”, contenente tutte le ricevute, ed il file di “riepilogo”, contenente i dati relativi all’invio e all’intermediario; questi files, ovviamente, non vengono abbinati alle singole aziende.

Sul servizio occorre indicare l’anno di competenza: ‘2024’ per le ricevute relative alle CU/2025.

Inoltre, occorre selezionare il tipo di importazione: Provvisoria per effettuare la sola verifica del file da importare, ottenendo l’elenco dei sostituti presenti sul file e le eventuali segnalazioni (ad esempio, sostituti non presenti in archivio), oppure Definitiva per importare effettivamente le ricevute ed abbinarle alle ditte presenti in archivio.

In caso di importazione Definitiva, occorre scegliere il Soggetto Autorizzato dall’apposita tendina.
Nel caso in cui sia già stata effettuata un’importazione Definitiva e si intenda importare nuovamente le ricevute sostituendo quelle precedentemente archiviate, barrare la casella ‘Annulla ricevute precedentemente archiviate’ (tale condizione dovrebbe verificarsi solo se fosse stato precedentemente importato un file errato).

Una volta effettuata l’importazione (anche in modalità Provvisoria), sia il file originario che i files relativi alle singole ditte risulteranno presenti sul servizio di Gestione Stampe.

Il servizio di importazione consente di inviare automaticamente una mail a ciascuna ditta, allo scopo di trasmetterle le ricevute di sua competenza. Per inviare la mail, barrare la casella ‘Invia mail per download ricevute archiviate’.
Precisiamo che la mail viene inviata soltanto alle ditte sulle quali risulta presente un indirizzo e-mail valido, sul servizio Ditta – Anagrafico. Precisiamo che anche sull’anagrafico del Soggetto Autorizzato deve essere presente un indirizzo e-mail valido (quest’ultimo sarà utilizzato come mittente delle mail inviate alle ditte). Ricordiamo che gli indirizzi e-mail vanno indicati sul servizio Ditta – Anagrafico, barrando la casella ‘Valido per invio e-mail’.
Nel messaggio inviato è indicato che sono disponibili le “Ricevute prodotte dall’Agenzia delle Entrate a seguito della ricezione dei modelli CU/2025, da scaricare e conservare in sede”. Nel messaggio è riportato un link “criptato”, cliccando sul quale vengono scaricate le ricevute delle CU relative alla singola ditta.
Precisiamo che, con l’invio della mail sopra descritta, si ottempera all’obbligo di consegna delle ricevute al sostituto, da parte dell’intermediario che ha effettuato l’invio della CU.

Segnaliamo che è disponibile una nuova modalità di firma sul servizio di Archiviazione Sostitutiva del LUL.

La nuova modalità di firma risulta molto più semplice e veloce della precedente: in particolare, non è necessario effettuare il download di un file (PKNet.jnlp) ed eseguirlo, in quanto l’intero procedimento di firma avviene in remoto.
Di conseguenza, non è necessario che Java sia installato sulla postazione dalla quale viene effettuata la firma (tuttavia Java potrebbe essere necessario per utilizzare altri software, ad esempio il Desktop Telematico dell’Agenzia delle Entrate).

La nuova modalità di firma richiede l’utilizzo di un certificato remoto di tipo “automatico e massivo”, che risulti conforme alle specifiche indicate nelle comunicazioni del 19/03/2021 e 22/03/2021.
Ricordiamo, inoltre, che non è più possibile utilizzare certificati di altro genere (chiavetta USB, smart-card, ecc.), come è stato segnalato nelle comunicazioni del 11/09/2024 e 10/10/2024.

Precisiamo che il procedimento di conservazione del LUL è rimasto invariato: le operazioni da effettuare sono le stesse previste in precedenza, con le sole differenze descritte nei paragrafi successivi.

Come in precedenza, dal menu Archiviazione Sostitutiva → Procedure di elaborazione e stampa, occorre eseguire prima la procedura Generazione Libro Unico del Lavoro e poi la procedura Archiviazione Libro Unico del Lavoro.

Una volta terminate le procedure, se non ci sono segnalazioni di errore, entrare sul servizio Archiviazione Sostitutiva → Ricerca documenti archiviati, selezionare Tipologia Documenti ‘Libro Unico del Lavoro’ e premere ‘Ricerca’.
Se si è abilitati a gestire più archivi digitali, occorre selezionare anche l’Archivio Digitale tramite l’apposita tendina.

A questo punto, sul servizio si “accende” il pulsante ‘Archiviazione Sostitutiva’, cliccando sul quale si apre la finestra che consente di effettuare la firma dei documenti e generare il lotto di archiviazione con la marca temporale.

Sulla finestra viene presentato l’elenco dei documenti da firmare: come in precedenza, il procedimento di firma inizia cliccando su ‘Conferma’, dopodiché si deve cliccare su ‘Firma’ (non esistono più i due pulsanti ‘Firma’ e ‘Firma remota’).

Vengono così richieste le credenziali del certificato remoto, che adesso consistono nell’ALIAS e nel PIN.
L’ALIAS è costituito dal codice fiscale del soggetto intestatario del certificato, preceduto dalla sigla “AUTO_”; a titolo di esempio, se il codice fiscale fosse “AAABBB11C22D333E”, l’ALIAS sarebbe “AUTO_ AAABBB11C22D333E”.
Il PIN è lo stesso che veniva indicato in precedenza, per firmare con lo stesso certificato remoto.

Da notare che non è più necessario indicare le altre credenziali, costituite dall’indirizzo mail e dalla password, tuttavia tali credenziali restano necessarie per accedere al certificato remoto sul sito del fornitore, ad esempio nel caso in cui si dovesse controllare l’ALIAS o il PIN del certificato stesso (a riguardo vedere quanto indicato nella NOTA finale).

Se l’ALIAS e il PIN vengono riconosciuti, inizia il procedimento di firma dei documenti e viene presentato il messaggio ‘Firma in corso’. Il procedimento di firma risulta più veloce rispetto alla precedente modalità, tuttavia potrebbe richiedere diversi minuti se il numero dei documenti da firmare è elevato. Una volta terminata la firma dei documenti, viene emesso il messaggio ‘Firma eseguita correttamente’; cliccando su ‘OK’, si chiude la finestra di firma e si torna sul servizio.

Sul servizio si deve cliccare nuovamente sul pulsante ‘Archiviazione Sostitutiva’, quindi nella finestra occorre selezionare Tipo documento ‘Firmati’ e premere ‘Ricerca’: viene così presentato l’elenco dei documenti firmati.
Cliccare quindi su ‘Conferma’ e poi su ‘Genera lotto’ (generazione dei documenti riepilogativi del lotto di archiviazione); anche questa fase può richiedere alcuni minuti, nel caso in cui il numero di documenti da trattare sia elevato.

Una volta terminata la generazione del lotto, cliccare ‘Firma e Marca’: vengono richiesti nuovamente l’ALIAS e il PIN del certificato remoto, quindi viene firmato e marcato il documento riepilogativo del lotto di archiviazione.
Quando anche quest’ultima fase è terminata, viene emesso il messaggio ‘Firma e marca eseguite correttamente’; cliccando su ‘OK’ si chiude la finestra di firma e si torna sulla finestra di archiviazione: su tale finestra, dopo qualche secondo, si riceve  il messaggio ‘Archiviazione conclusa – Generato lotto in formato ZIP su gestione stampe’.

A questo punto il procedimento è terminato: rimane soltanto da scaricare il file ZIP del lotto di archiviazione, presente sulla finestra Strumenti → Gestione Stampe. Come in precedenza, il file ZIP da scaricare è denominato “LottoSost_” seguito dal numero univoco del lotto e dalla data del giorno in cui lo stesso lotto è stato generato.
Ricordiamo che il file del lotto di archiviazione, in formato ZIP, deve essere conservato nella sede indicata nel Manuale della Conservazione, tuttavia è sempre possibile rigenerarne una copia dal servizio di Archiviazione Sostitutiva.

NOTA: Nel caso in cui l’ALIAS o il PIN del certificato remoto non venissero riconosciuti, è possibile verificarli entrando sul sito del fornitore, al seguente indirizzo: https://sso.time4mind.com/auth/
Per accedere, occorre indicare le credenziali (indirizzo mail e password) dello stesso certificato.

Tramite i servizi dell’Archiviazione Documentale, è possibile importare le ricevute Entratel in formato PDF relative alla CU/2023. Nella fase di importazione, le ricevute vengono automaticamente suddivise ed archiviate per ditta.
Ricordiamo che i servizi di Archiviazione Documentale sono disponibili per gli Utenti abilitati.

Per importare le ricevute, utilizzare il servizio ‘Importazione Ricevute CU (.pdf)’, sul menù Archiviazione Documentale.
Sul servizio devono essere caricati (upload) i files in formato PDF delle ricevute, scaricati tramite Entratel.
Ciascun file PDF può contenere le ricevute relative ad uno o più sostituti: viene perciò automaticamente suddiviso per ditta, abbinando le pagine iniziali, relative alle singole certificazioni, alle pagine finali, sulle quali è riportato l’elenco delle certificazioni relative a ciascun sostituto. I files PDF così ottenuti vengono archiviati, abbinandoli alle corrispondenti ditte. Viene archiviato anche il file “originale”, contenente tutte le ricevute, ed il file di “riepilogo”, contenente i dati relativi all’invio e all’intermediario; questi files, ovviamente, non vengono abbinati alle singole ditte.

Sul servizio occorre indicare l’anno di competenza: ‘2022’ per le ricevute relative alle CU/2023.

Inoltre, occorre selezionare il tipo di importazione: Provvisoria per effettuare la sola verifica del file da importare, ottenendo l’elenco dei sostituti presenti sul file e le eventuali segnalazioni (ad esempio, sostituti non presenti in archivio), oppure Definitiva per importare effettivamente le ricevute ed abbinarle alle ditte presenti in archivio.

In caso di importazione Definitiva, occorre scegliere il Soggetto Autorizzato dall’apposita tendina.
Nel caso in cui sia già stata effettuata un’importazione Definitiva e si intenda importare nuovamente le ricevute sostituendo quelle precedentemente archiviate, barrare la casella ‘Annulla ricevute precedentemente archiviate’ (tale condizione dovrebbe verificarsi solo se fosse stato precedentemente importato un file errato).

Una volta effettuata l’importazione (anche in modalità Provvisoria), sia il file originario che i files relativi alle singole ditte risulteranno presenti sul servizio di Gestione Stampe.

Il servizio di importazione consente anche di inviare automaticamente una mail a ciascuna ditta, allo scopo di trasmetterle le ricevute di sua competenza. Per inviare la mail, barrare la casella ‘Invia mail per download ricevute archiviate’.
Precisiamo che la mail viene inviata alle sole ditte sulle quali risulta presente un indirizzo valido. Anche sull’anagrafico del soggetto autorizzato deve essere presente un indirizzo mail valido (che sarà utilizzato come mittente). Ricordiamo che gli indirizzi mail vanno indicati sul servizio Ditta – Anagrafico, barrando la casella ‘Valido per invio e-mail’.
Nel messaggio inviato è indicato che sono disponibili le “Ricevute prodotte dall’Agenzia delle Entrate a seguito della ricezione dei modelli CU/2023, da scaricare e conservare in sede”. Nel messaggio è riportato un link “criptato”, cliccando sul quale vengono scaricate le ricevute delle CU relative alla singola ditta.
Precisiamo che, con l’invio della mail sopra descritta, si ottempera all’obbligo di consegna delle ricevute al sostituto, da parte dell’intermediario che ha effettuato l’invio della CU.

A seguito del presente aggiornamento, è possibile archiviare automaticamente i nuovi modelli personalizzati, messi a disposizione sul servizio del Collocamento a partire dal mese di ottobre 2022.

Ricordiamo che, con l’aggiornamento di maggio 2019 Acred722, è stata rilasciata l’archiviazione delle stampe generate dalla procedura ‘Stampe e invio telematico collocamento con documenti’, disponibile sul menù del Collocamento.

Tramite la stessa procedura, adesso possono essere archiviati automaticamente anche i nuovi modelli personalizzati.
A tale scopo, sulla procedura occorre abilitare le stesse opzioni previste per archiviare i vecchi modelli personalizzati:

• selezionare il Soggetto Autorizzato dalla finestra sul campo ‘Soggetto aut. (archiviazione)’;
• barrare la casella relativa ai modelli personalizzati nel campo ‘Opzioni archiviazione’.

I nuovi modelli personalizzati vengono archiviati sul tipo documento ‘Documenti rapporto di lavoro’ (cod. 0077).
Ovviamente, rimane possibile archiviare anche gli altri modelli previsti, barrando le corrispondenti caselle nel campo ‘Opzioni archiviazione’ (lettere di assunzione standard, modello richiesta detrazioni, modello TFR2, ecc.).

I nuovi modelli personalizzati vengono generati sia in formato pdf che in formato odt (quest’ultimo apribile con Word o Open Office): la procedura provvede ad archiviare soltanto il modello in formato pdf, per i motivi di seguito spiegati.
Dal momento che il formato odt viene prodotto allo scopo di poterlo ulteriormente modificare, riteniamo che sia inutile archiviarlo prima che siano state apportate le modifiche – eventualmente, tale modello può essere archiviato dall’Utente dopo averlo modificato (nel caso, suggeriamo di salvarlo in formato pdf, prima di archiviarlo).

Ricordiamo che risulta molto semplice archiviare singolarmente qualsiasi modello, collegandolo automaticamente alla ditta e/o al dipendente a cui si riferisce: a tale scopo va utilizzata la finestra ‘Archiviazione documenti’, disponibile sul menù Paghe tra i servizi relativi alla ditta e al dipendente.

Tutti i modelli archiviati (automaticamente o singolarmente) a livello di dipendente, possono essere resi disponibili sul Portale del Dipendente: a tale scopo è sufficiente barrare l’apposita casella prevista nella definizione del tipo di modello (eventualmente, consigliamo di contattare l’assistenza per avere ulteriori indicazioni a tale riguardo).

NOTA: I servizi Archiviazione Documentale e Portale del Dipendente sono disponibili per gli Utenti abilitati.

Come indicato nell’aggiornamento Acred817 del 21/02/2022, tramite i servizi dell’Archiviazione Documentale è possibile importare le ricevute Entratel in formato PDF relative alla CU/2022.
In fase di importazione, le ricevute vengono automaticamente suddivise ed archiviate per ditta.
Ricordiamo che i servizi di Archiviazione Documentale sono disponibili per gli Utenti abilitati.

Per importare le ricevute, utilizzare il servizio ‘Importazione Ricevute CU (.pdf)’, sul menù Archiviazione Documentale.
Sul servizio vanno caricati (upload) i files in formato PDF delle ricevute, scaricati tramite Entratel.
Un file PDF contiene le ricevute relative ad uno o più sostituti: il file viene perciò automaticamente suddiviso per ditta, abbinando le pagine iniziali, relative alle singole certificazioni, alle pagine finali, sulle quali è riportato l’elenco delle certificazioni relative a ciascun sostituto. I files PDF così ottenuti vengono quindi archiviati, abbinandoli alle corrispondenti ditte presenti in archivio. Inoltre, vengono archiviati anche il file originario e, separatamente, la pagina iniziale che riporta i dati dell’invio e dell’intermediario (in entrambi i casi, senza collegarli alle singole ditte).

Sul servizio occorre indicare l’anno di competenza: ‘2021’ per le ricevute relative alle CU/2022.

Inoltre, occorre selezionare il tipo di importazione: Provvisoria per effettuare la sola verifica del file da importare, ottenendo l’elenco dei sostituti presenti sul file e le eventuali segnalazioni (ad esempio, sostituti non presenti in archivio), oppure Definitiva per importare effettivamente le ricevute ed abbinarle alle ditte presenti in archivio.

In caso di importazione Definitiva, occorre scegliere il Soggetto Autorizzato dall’apposita tendina.
Nel caso in cui sia già stata effettuata un’importazione Definitiva e si intenda importare nuovamente le ricevute sostituendo quelle precedentemente archiviate, barrare la casella ‘Annulla ricevute precedentemente archiviate’ (tale condizione dovrebbe verificarsi raramente, solo in caso di importazione di un file errato).

Una volta effettuata l’importazione (anche in modalità Provvisoria), sia il file originario che i files relativi alle singole ditte sono riportati anche sul servizio di Gestione Stampe.

Il servizio di importazione consente anche di inviare automaticamente una mail a ciascuna ditta interessata, secondo modalità analoghe a quelle previste per altri modelli archiviati. Per inviare automaticamente la mail, occorre barrare la casella ‘Invia mail per download ricevute archiviate’. In tal caso, è necessario che siano presenti in archivio gli indirizzi mail delle ditte interessate (destinatari) e del soggetto autorizzato (mittente). Ricordiamo che gli indirizzi mail vanno indicati sul servizio Ditta – Anagrafico, barrando la casella ‘Valido per invio e-mail’.
Sulla mail è presente un semplice messaggio per informare che si tratta delle “Ricevute prodotte dall’Agenzia delle Entrate a seguito della ricezione dei modelli CU/2022, da scaricare e conservare in sede”. Inoltre, è riportato un link “criptato”, cliccando sul quale vengono scaricate le ricevute relative alla sola ditta interessata.
Precisiamo che, con l’invio della mail sopra descritta, si ottempera all’obbligo di consegna della ricevuta al sostituto, da parte dell’intermediario che ha effettuato l’invio della CU.

È possibile archiviare automaticamente i modelli ordinario e/o sintetico, suddivisi per ditta ed in formato PDF, tramite il servizio di Archiviazione Documentale. Ricordiamo che tale servizio è disponibile per i soli Utenti abilitati.

Per archiviare i modelli ordinario e/o sintetico, possono essere utilizzate le normali procedure di stampa e invio telematico:

• la procedura ‘Stampa modello sintetico per consegna’ consente di archiviare il modello sintetico; è possibile  archiviare anche l’elenco per la consegna del modello sintetico ai percipienti;
• la procedura ‘Invio telematico e stampa modello ordinario’ permette di archiviare il modello ordinario.

Su entrambe le procedure, per effettuare l’archiviazione è sufficiente:

• selezionare l’opzione relativa all’archiviazione (‘Y’) nel campo Generazione PDF;
• selezionare il Soggetto Autorizzato all’archiviazione, tramite l’apposita finestra.

Sulle stesse procedure, tramite il campo Opzioni di Archiviazione è possibile:

• Annullare i precedenti modelli archiviati, da abilitare se i nuovi modelli devono essere archiviati in sostituzione di quelli eventualmente già archiviati per gli stessi sostituti; in tal caso, i modelli precedenti non vengono eliminati, bensì “annullati”, restando visibili solo per gli utenti interni. Se la casella non viene barrata, i nuovi modelli vengono archiviati in aggiunta a quelli eventualmente già archiviati per gli stessi sostituti.
• Inviare una mail per la trasmissione dei modelli archiviati, da abilitare se si vuole inviare automaticamente una mail alle aziende interessate, con un link che consente di scaricare i modelli archiviati.
• Archiviare l’elenco per la consegna della CU, generato unitamente alla stampa del modello sintetico (tale opzione è quindi disponibile soltanto sulla procedura di stampa del modello sintetico).

Per quanto riguarda l’invio automatico della mail, precisiamo che l’indirizzo del mittente viene rilevato dall’anagrafico del Soggetto Autorizzato, mentre l’indirizzo del destinatario viene rilevato dall’anagrafico dell’azienda. Sia per quanto riguarda il mittente che il destinatario, gli indirizzi e-mail vengono rilevati dal servizio Ditta – Anagrafico, considerando il primo indirizzo (e-mail o PEC) sul quale risulta barrata la casella ‘Valido per invio e-mail’.
Sulla mail è riportata la comunicazione che il modello (sintetico / ordinario) è disponibile e può essere scaricato cliccando su un apposito link: quest’ultimo consiste in un indirizzo “criptato”, cliccando sul quale viene automaticamente scaricato il modello archiviato (in pratica, è come se il modello fosse allegato alla mail).
Nel caso in cui sia stata abilitata anche l’archiviazione dell’elenco per la consegna della CU e venga richiesto l’invio della mail, per l’elenco viene inviata una mail separata rispetto a quella relativa al modello sintetico.

Abilitando l’archiviazione dei modelli ordinario e/o sintetico, viene prodotto anche un elenco dei modelli archiviati, in formato CSV, con i riferimenti delle ditte interessate.

Segnaliamo che, come negli anni precedenti, le CU trasmesse dall’intermediario devono essere conservate secondo le stesse regole previste per il modello 770, ossia in formato cartaceo oppure in modalità sostitutiva.
Facciamo presente che gli Utenti abilitati ai servizi di Archiviazione Documentale e di Conservazione Sostitutiva, possono conservare le CU in modalità sostitutiva, adottando un procedimento analogo a quello previsto per il LUL. Per ulteriori informazioni riguardo alla conservazione sostitutiva della CU, consigliamo di contattare l’assistenza.

Ricordiamo che, tramite l’Archiviazione Documentale, è anche possibile importare le ricevute Entratel in formato PDF: le ricevute vengono automaticamente suddivise ed archiviate per ditta.
Per effettuare la suddetta importazione, occorre attendere una nostra conferma, in quanto è necessario verificare eventuali modifiche sul formato delle ricevute (tale formato non viene “pubblicato” dall’Agenzia delle Entrate).
Il servizio di importazione delle ricevute Entratel consente anche di inviare automaticamente una mail a ciascuna ditta interessata, secondo modalità analoghe a quelle previste al momento dell’archiviazione dei modelli. Sulla mail è riportato il link per scaricare le ricevute archiviate: in tal modo, si ottempera all’obbligo di consegna delle ricevute.

Con l’intervento effettuato in data 19/03/2021, sul servizio di Archiviazione Sostitutiva è stata resa disponibile una nuova modalità per effettuare la firma dei documenti da portare in conservazione.

La nuova modalità consente di utilizzare i “certificati di firma remota”, ossia dei certificati di firma utilizzabili via Internet, senza che sia necessario collegare alcun dispositivo o installare alcun software sulla postazione di lavoro.
In particolare, per ottenere le migliori prestazioni nelle operazioni di firma, è opportuno utilizzare dei certificati di firma remota che funzionano in “modalità automatica e massiva”.

Rispetto ai certificati di firma “tradizionali”, forniti su smart-card o chiavette USB, i certificati di firma remota presentano diversi vantaggi. Innanzitutto, si evita ogni possibile problema dovuto agli aggiornamenti di Windows o di altri componenti software installati sulle postazioni di lavoro, dal momento che non esiste nessun dispositivo da collegare e nessun software da installare: l’unico requisito necessario è che sia installato Java (come del resto è necessario per utilizzare i software di controllo e di invio telematico forniti dall’Inps e dall’Agenzia delle Entrate).
Inoltre, a differenza dei normali certificati di firma remota, quelli operanti in “modalità automatica e massiva” utilizzano delle semplici credenziali (indirizzo mail + password + PIN). Non è quindi necessario farsi inviare, ogni volta, una nuova password temporanea (OTP), come avviene con i normali certificati di firma remota.
Infine, i certificati di firma remota operanti in modalità automatica e massiva, consentono di effettuare molto velocemente la firma di un numero elevato di documenti: diventa perciò possibile firmare anche migliaia di documenti tramite un’unica operazione di firma, in tempi molto più rapidi rispetto agli altri tipi di certificati.

Come indicato nella nostra comunicazione del 19/03/2021, gli Utenti interessati all’utilizzo dei certificati di firma remota devono richiedere le informazioni necessarie all’assistenza.
Precisiamo che non è possibile utilizzare qualsiasi certificato di firma remota: i certificati di questo genere devono rispettare le caratteristiche previste, per essere compatibili con il software di Archiviazione Sostitutiva.

Rimane comunque possibile continuare ad utilizzare gli attuali certificati di firma su smart-card o chiavette USB. In tal caso, ovviamente, non si ottengono i vantaggi offerti dai certificati di firma remota.

Come già detto, sul servizio di Archiviazione Sostitutiva è stata predisposta una nuova modalità per effettuare la firma dei documenti da portare in conservazione.

Come in precedenza, occorre innanzitutto generare il Libro Unico del Lavoro vidimato ed archiviarlo tramite le consuete procedure. Poi, dal servizio di ricerca dei documenti, si deve cliccare su ‘Ricerca’ per ottenere l’elenco dei LUL archiviati (eventualmente selezionando la tipologia di documenti e/o l’archivio digitale, dove previsti). A questo punto, è possibile cliccare sul pulsante ‘Archiviazione Sostitutiva’, per entrare nella finestra che consente di firmare i documenti e generare il “lotto di archiviazione” secondo le regole previste dalla normativa in materia di conservazione sostitutiva.

Sulla finestra ‘Archiviazione Sostitutiva’, dopo avere cliccato su ‘Conferma’, adesso si attivano due pulsanti, alternativi tra loro, che consentono di effettuare la firma dei documenti:

• ‘Firma Documenti’, da cliccare se si utilizza un certificato di firma su smart-card o chiavetta USB;
• ‘Firma Remota’, da cliccare se utilizza un certificato di firma remota.

In entrambi i casi, viene aperta una nuova finestra nella quale si svolge la firma e, contemporaneamente, viene chiusa la finestra ‘Archiviazione Sostitutiva’ (in precedenza, quest’ultima finestra rimaneva aperta fino al termine della firma).
Quindi, viene effettuato il download e l’avvio automatico dell’applicazione di firma, operazione per la quale occorre confermare il consenso a procedere (come avveniva anche in precedenza). Precisiamo che, se si utilizza la firma remota, viene presentata immediatamente la richiesta delle credenziali, tuttavia occorre comunque attendere il download e l’avvio dell’applicazione di firma (alla richiesta di credenziali, compare un avviso in tal senso).
Una volta che l’applicazione di firma è stata scaricata ed avviata, se si utilizza un certificato su smart-card o chiavetta USB viene richiesto solo il PIN, mentre se si utilizza un certificato di firma remota occorre indicare le credenziali (indirizzo mail + password) e cliccare su ‘Firma’, quindi viene mostrato il messaggio “Credenziali trovate” e richiesto il PIN.
A questo punto, in entrambi i casi inizia il procedimento di firma dei documenti, mostrando il messaggio ‘Firma in corso’.
E’ necessario lasciare la finestra di firma aperta fino al termine dell’operazione: una volta che l’operazione è terminata, sulla finestra viene mostrato un messaggio per avvisare che il procedimento di firma è concluso.
Come già precisato, se la firma viene effettuata tramite un certificato remoto, il suddetto procedimento richiede molto meno tempo rispetto ad un certificato su smart-card o chiavetta USB.

Nel caso in cui si dovesse cliccare sul pulsante sbagliato rispetto al tipo di certificato che si sta utilizzando (ad esempio, se si clicca su ‘Firma Documenti’ ma si sta utilizzando un certificato remoto), è sufficiente chiudere subito la finestra di firma, attendere 1 minuto e poi rientrare nella finestra ‘Archiviazione Sostitutiva’ (se si rientra senza aver atteso 1 minuto, viene mostrato un avviso di “firma in esecuzione”), dopodiché si può procedere cliccando su ‘Conferma’ e poi selezionando il pulsante corretto rispetto al tipo di certificato che si sta utilizzando.

Mentre il procedimento di firma è in corso, nonostante si debba lasciare aperta la finestra nella quale si svolge la firma, è possibile operare su altri servizi (rimane comunque consigliabile attendere che il procedimento di firma sia terminato).
A tale riguardo, sul servizio di ricerca dei documenti è disponibile il pulsante ‘Situazione Firma’, che consente di verificare quanti documenti sono stati firmati e quanti ne rimangono da firmare. In ogni caso, come già detto, nella finestra dove si svolge la firma viene mostrato un avviso quando il procedimento è concluso.
Nel caso in cui si dovesse chiudere, involontariamente, la finestra di firma mentre è in corso il procedimento di firma dei documenti, tale procedimento viene interrotto: in questo caso, è possibile ripartire dal documento successivo all’ultimo che era già stato firmato. Se si presenta una situazione del genere (interruzione del procedimento di firma), consigliamo di contattare l’assistenza, al fine di riprendere correttamente il procedimento di firma.

Una volta terminata la firma dei documenti (ossia quando si riceve il messaggio che il procedimento di firma è concluso), chiudere la finestra di firma e, dal servizio, rientrare nella finestra ‘Archiviazione Sostitutiva’.
Sulla finestra, selezionare ‘Firmati’ nel campo Tipo Documento e cliccare su ‘Ricerca’, in modo da ottenere l’elenco dei documenti firmati. Da questo punto in poi, il procedimento è analogo a quello previsto in precedenza: occorre cliccare su ‘Conferma’, poi su ‘Genera Lotto’ ed attendere che venga prodotto il “lotto di conservazione”. Ricordiamo che, in questa fase, vengono generati alcuni files di riepilogo dei documenti da conservare, conformi allo schema Sincro (standard europeo previsto dalla normativa vigente in materia di conservazione sostitutiva).
Una volta terminata la generazione del lotto, occorre apporre la firma e la marca temporale cliccando su:
‘Firma e Marca’ se si utilizza un certificato di firma su smart-card o chiavetta USB;
‘Firma Remota e Marca’ se si utilizza un certificato di firma remota.
In entrambi i casi, quest’ultimo procedimento avviene lasciando aperta la finestra ‘Archiviazione Sostitutiva’. Anche in questa fase, viene richiesto solo il PIN per i certificati su smart-card o chiavetta USB, oppure prima le credenziali (indirizzo mail + password) e poi il PIN per i certificati di firma remota.

Come in precedenza, al termine del procedimento viene reso disponibile, sul servizio di gestione delle stampe, un file ZIP corrispondente al lotto di documenti portati in conservazione, che deve essere scaricato e conservato in sede. Ricordiamo che tutti i documenti in questione vengono anche conservati nell’archivio documentale e, in qualsiasi momento, è possibile generare e scaricare una copia del file ZIP in questione.

A seguito dell'intervento effettuato in data odierna, sul servizio di Archiviazione Sostitutiva è disponibile una nuova modalità di firma.

In particolare, segnaliamo che adesso è possibile firmare i documenti da conservare utilizzando i "certificati di firma remota": si tratta di certificati di firma utilizzabili via internet, senza che sia necessario collegare alcun dispositivo alla postazione di lavoro.

I certificati di firma remota che possono essere utilizzati devono avere determinate caratteristiche: gli Utenti interessati possono contattare l'assistenza per ricevere le indicazioni relative ai certificati in questione.

Rimane comunque possibile continuare ad utilizzare i dispositivi di firma "tradizionali" (smart-card o chiavette USB), i quali tuttavia possono presentare dei problemi, in genere dovuti agli aggiornamenti di Windows o di altri componenti software sulle postazioni di lavoro.

Come anticipato nell’aggiornamento Acred789 del 24/02/2021, tramite l’Archiviazione Documentale è possibile importare le ricevute Entratel in formato PDF: tali ricevute vengono automaticamente suddivise ed archiviate per ditta.
Ricordiamo che i servizi di Archiviazione Documentale sono disponibili per i soli Utenti abilitati.

Per importare le ricevute, utilizzare il servizio ‘Importazione Ricevute CU (.pdf)’, sul menù Archiviazione Documentale.
Sul servizio vanno caricati (upload), uno alla volta, i files in formato PDF delle ricevute scaricate tramite Entratel.
Ciascun file può contenere le ricevute relative ad uno o più sostituti: ogni file viene perciò automaticamente suddiviso per ditta, abbinando le pagine iniziali, relative alle singole certificazioni, alle pagine finali, sulle quali è riportato l’elenco delle certificazioni relative a ciascun sostituto. I files PDF così ottenuti vengono automaticamente archiviati, abbinandoli alle corrispondenti ditte presenti in archivio. Inoltre, vengono archiviati anche il file originario e, separatamente, la pagina iniziale che riporta i dati dell’invio e dell’intermediario (in entrambi i casi, senza collegarli alle singole ditte).

Sul servizio occorre indicare l’anno di competenza: ‘2020’ per le ricevute relative alle CU/2021.

Inoltre, occorre selezionare il tipo di importazione: Provvisoria per effettuare la sola verifica del file da importare, ottenendo l’elenco dei sostituti presenti sul file e le eventuali segnalazioni (ad esempio, sostituti non presenti in archivio), oppure Definitiva per importare effettivamente le ricevute ed abbinarle alle ditte presenti in archivio.

In caso di importazione Definitiva, occorre scegliere il Soggetto Autorizzato dall’apposita tendina.
Nel caso in cui sia già stata effettuata un’importazione Definitiva e si intenda importare nuovamente le ricevute sostituendo quelle precedentemente archiviate, barrare la casella ‘Annulla ricevute precedentemente archiviate’ (tale condizione dovrebbe verificarsi raramente, solo in caso di importazione di un file errato).

Il servizio di importazione consente anche di inviare automaticamente una mail a ciascuna ditta interessata, secondo modalità analoghe a quelle previste per altri modelli archiviati. Per inviare automaticamente la mail, occorre barrare la casella ‘Invia mail per download ricevute archiviate’. Naturalmente, è necessario che siano presenti in archivio gli indirizzi e-mail delle ditte interessate (destinatari) e del soggetto autorizzato (mittente). Precisiamo che gli indirizzi e-mail vanno indicati sul servizio Ditta – Anagrafico, barrando la casella ‘Valido per invio e-mail’.
Sulla mail è presente un semplice messaggio per informare che si tratta delle “Ricevute prodotte dall’Agenzia delle Entrate a seguito della ricezione dei modelli CU/2021, da scaricare e conservare in sede”. Inoltre, è riportato un link “criptato”, cliccando sul quale vengono scaricate le ricevute relative alla sola ditta interessata.
Precisiamo che, con l’invio della mail sopra descritta, si ottempera all’obbligo di consegna delle ricevute al sostituto, da parte dell’intermediario che ha effettuato l’invio della CU.

È possibile archiviare automaticamente i modelli ordinario e/o sintetico, suddivisi per ditta ed in formato PDF, tramite il servizio di Archiviazione Documentale. Ricordiamo che tale servizio è disponibile per i soli Utenti abilitati.

Per archiviare i modelli ordinario e/o sintetico, possono essere utilizzate le normali procedure di stampa e invio telematico: la procedura ‘Stampa modello sintetico per consegna’ consente di archiviare il modello sintetico, mentre la procedura ‘Invio telematico e stampa modello ordinario’ permette di archiviare il modello ordinario.

Su entrambe le procedure, per effettuare l’archiviazione è sufficiente:

• selezionare l’opzione relativa all’archiviazione (‘Y’) nel campo Generazione PDF;
• selezionare il Soggetto Autorizzato all’archiviazione, tramite l’apposita finestra.

Inoltre, tramite il campo Opzioni di Archiviazione è possibile:

• Annullare i precedenti modelli archiviati, da abilitare se i nuovi modelli devono essere archiviati in sostituzione di quelli eventualmente già archiviati per gli stessi sostituti; in tal caso, i modelli precedenti non vengono eliminati, bensì “annullati”, restando visibili solo per gli utenti interni. Se la casella non viene barrata, i nuovi modelli vengono archiviati in aggiunta a quelli eventualmente già archiviati per gli stessi sostituti.
• Inviare una mail per la trasmissione dei modelli archiviati, da abilitare se si vuole inviare automaticamente una mail alle aziende interessate, con un link che consente di scaricare i modelli archiviati.
• Archiviare l’elenco per la consegna della CU, generato unitamente alla stampa del modello sintetico (tale opzione è quindi disponibile soltanto sulla procedura di stampa del modello sintetico).

Per quanto riguarda l’invio automatico della mail, precisiamo che l’indirizzo del mittente viene rilevato dall’anagrafico del Soggetto Autorizzato, mentre l’indirizzo del destinatario viene rilevato dall’anagrafico dell’azienda. Sia per quanto riguarda il mittente che il destinatario, gli indirizzi e-mail vengono rilevati dal servizio Ditta – Anagrafico, considerando il primo indirizzo (e-mail o PEC) sul quale risulta barrata la casella ‘Valido per invio e-mail’.
Sulla mail è riportata la comunicazione che il modello (sintetico / ordinario) è disponibile e può essere scaricato cliccando su un apposito link: quest’ultimo consiste in un indirizzo “criptato”, cliccando sul quale viene automaticamente scaricato il modello archiviato (in pratica, è come se fosse il modello allegato alla mail).
Nel caso in cui sia stata abilitata anche l’archiviazione dell’elenco per la consegna della CU e venga richiesto l’invio della mail, per l’elenco viene inviata una mail separata rispetto a quella relativa al modello sintetico.

Abilitando l’archiviazione dei modelli ordinario e/o sintetico, viene prodotto anche un elenco dei modelli archiviati, in formato CSV, con i riferimenti delle ditte interessate.

Segnaliamo che, come negli anni precedenti, le CU trasmesse dall’intermediario devono essere conservate secondo le stesse regole previste per il modello 770, ossia in formato cartaceo oppure in modalità sostitutiva.
Facciamo presente che gli Utenti abilitati ai servizi di Archiviazione Documentale e di Conservazione Sostitutiva, possono conservare le CU in modalità sostitutiva, adottando un procedimento analogo a quello previsto per il LUL. Come noto, la conservazione sostitutiva consente di non stampare la copia cartacea dei modelli che devono essere conservati. Per ulteriori informazioni riguardo alla conservazione sostitutiva della CU, consigliamo di contattare l’assistenza.

Ricordiamo, inoltre, che tramite l’Archiviazione Documentale è possibile importare le ricevute Entratel in formato PDF: tali ricevute vengono automaticamente suddivise ed archiviate per ditta.
Per effettuare la suddetta importazione, occorre attendere una nostra conferma, in quanto è necessario verificare eventuali modifiche al formato PDF delle ricevute (tale formato non viene “pubblicato” dall’Agenzia delle Entrate).
Il servizio di importazione delle ricevute Entratel consente anche di inviare automaticamente una mail a ciascuna ditta interessata, secondo modalità analoghe a quelle previste al momento dell’archiviazione dei modelli, Sulla mail è riportato il link per scaricare le ricevute archiviate: in tal modo, si ottempera all’obbligo di consegna delle ricevute.

Su richiesta, è stata prevista la possibilità di archiviare l’elenco utilizzato per la consegna della CU (‘CU-consegna-STA’), generato unitamente alla stampa del modello sintetico.
Nel caso in cui si intenda archiviare l’elenco in questione (insieme alla stampa del modello sintetico), occorre barrare la casella ‘Archivia anche il modello per consegna’, nel campo ‘Opzioni di Archiviazione’ della procedura ‘Stampa modello sintetico per consegna’. L’elenco viene archiviato sullo stesso tipo di documento della CU – in tal modo, viene reso automaticamente disponibile per gli Utenti già abilitati alla CU. In caso di invio della mail per il download dei modelli archiviati, precisiamo che viene inviata una mail separata per ciascun modello.

È possibile archiviare automaticamente il modello ordinario e/o il modello sintetico, in formato PDF e suddiviso per ditta, tramite il servizio di Archiviazione Documentale. Ricordiamo che tale servizio è disponibile per i soli Utenti abilitati.

Per archiviare i modelli ordinario e/o sintetico, possono essere utilizzate le normali procedure di stampa e invio telematico: la procedura ‘Stampa modello sintetico per consegna’ consente di archiviare il modello sintetico, mentre la procedura ‘Invio telematico e stampa modello ordinario’ permette di archiviare il modello ordinario.

Su entrambe le procedure, per effettuare l’archiviazione è sufficiente:

• selezionare l’opzione relativa all’archiviazione (‘Y’) nel campo Generazione PDF;
• selezionare il Soggetto Autorizzato all’archiviazione, tramite l’apposita finestra.

Inoltre, tramite il campo Opzioni di Archiviazione è possibile:

• annullare i precedenti modelli archiviati, da barrare nel caso in cui vengano effettuate delle modifiche dopo che si sono già archiviati i modelli; consente di archiviare i nuovi modelli in sostituzione di quelli precedenti (i modelli precedenti non vengono eliminati, ma vengono “annullati” e restano visibili solo per gli utenti interni); se l’opzione non viene abilitata, i nuovi modelli vengono archiviati in aggiunta a quelli già archiviati per gli stessi sostituti.
• inviare una mail per la trasmissione dei modelli archiviati, da abilitare se si vuole inviare automaticamente una mail alle aziende interessate; sulla mail è riportato un link, tramite il quale è possibile scaricare i modelli archiviati.

Per quanto riguarda l’invio automatico della mail, precisiamo che l’indirizzo del mittente viene rilevato dall’anagrafico del Soggetto Autorizzato, mentre l’indirizzo del destinatario viene rilevato dall’anagrafico dell’azienda. Sia per il mittente che per il destinatario, quindi, gli indirizzi mail sono quelli indicati sul servizio Ditta – Anagrafico, considerando il primo indirizzo (e-mail o PEC) sul quale risulta barrata la casella ‘Valido per invio e-mail’.
Sulla mail è riportata la comunicazione che il modello (sintetico / ordinario) è disponibile e può essere scaricato cliccando su un apposito link: quest’ultimo consiste in un indirizzo “criptato”, cliccando sul quale viene automaticamente scaricato il modello archiviato (in pratica, è come se fosse il modello allegato alla mail).

Ricordiamo i modelli ordinario e sintetico vengono prodotti ed archiviati per singola ditta, ovviamente in formato PDF.
Viene prodotto anche un elenco dei modelli archiviati, in formato CSV, con i riferimenti alle ditte interessate.

Segnaliamo che, come negli anni precedenti, le CU/2020 trasmesse da parte dell’intermediario devono essere conservate secondo le stesse regole previste per il modello 770, ossia in formato cartaceo oppure in modalità sostitutiva.
Facciamo presente che gli Utenti abilitati ai servizi di Archiviazione Documentale e di Conservazione Sostitutiva, possono conservare le CU/2020 in modalità sostitutiva, adottando lo stesso procedimento previsto per il LUL. Come noto, la conservazione sostitutiva consente di non stampare la copia cartacea dei modelli che devono essere conservati. Per ulteriori informazioni riguardo alla conservazione sostitutiva della CU, consigliamo di contattare l’assistenza.

Ricordiamo, inoltre, che tramite l’Archiviazione Documentale è possibile importare le ricevute Entratel in formato PDF, le quali vengono automaticamente suddivise ed archiviate per ditta.
Per effettuare la suddetta importazione, occorre attendere una nostra conferma (è necessario verificare eventuali modifiche al formato PDF delle ricevute, in quanto non pubblicato dall’Agenzia delle Entrate).
Il servizio di importazione consente anche di inviare automaticamente una mail a ciascuna ditta interessata, sulla quale è riportato il link per scaricare le ricevute archiviate: in tal modo, si ottempera all’obbligo di consegna delle ricevute.

Con il presente aggiornamento, sulle procedure ‘Stampa Modello F24’ del menù Amministrazione del Personale e ‘Stampa Modello F24 per Autoliquidazione’ del menù Autoliquidazione Inail, è stata predisposta l’archiviazione automatica del modello F24 in formato Entratel. Precisiamo che, utilizzando tale archiviazione, il file telematico viene automaticamente suddiviso ed archiviato per ditta, unitamente ai corrispondenti modelli F24 in formato PDF.

Nel caso in cui si intenda archiviare i modelli F24 in formato Entratel, sulle procedure sopra indicate è sufficiente barrare la casella ‘Archivia anche i files in formato Entratel’, predisposta nel campo Opzioni di Archiviazione. In tal modo, i files in formato Entratel vengono automaticamente suddivisi ed archiviati per ditta, secondo lo stesso criterio già previsto per i corrispondenti modelli in formato PDF (questi ultimi continuano ad essere archiviati come in precedenza).
Precisiamo che, nelle opzioni di archiviazione, è stato aggiunto anche il campo ‘Soggetto autorizzato’: in generale, tale campo non deve essere compilato (occorre compilarlo soltanto se si vuole archiviare i modelli in corrispondenza di un soggetto autorizzato diverso da quello che effettua l’invio).

Ricordiamo che l’archiviazione dei modelli F24 è disponibile con il servizio di Archiviazione Documentale.
Precisiamo, infine, che i modelli F24 in formato Entratel, una volta suddivisi ed archiviati per ditta, devono altrettanto essere inviati separatamente per ciascuna ditta. L’archiviazione dei files in formato Entratel non deve quindi essere effettuata se si intende generare ed inviare un unico file “massivo”, relativo ad un certo numero di aziende.

Ricordiamo che la procedura ‘Divisione stampe per ditta / centro di costo / sede lavorativa’, disponibile sul menu Amministratore Paghe, può essere utilizzata per archiviare le stampe mensili, suddividendole per ditta e, dove previsto, anche per centro di costo o sede lavorativa (aggiornamento di novembre 2014 Acred549).
La suddetta archiviazione è possibile solo se si è abilitati al servizio di Archiviazione Documentale.

Con il presente aggiornamento, in merito al TFR è stata prevista la possibilità di archiviare soltanto il prospetto oppure soltanto il listato contabile. La scelta della stampa da archiviare è riportata nel campo ‘Prospetto e Riepilogo TFR’.

A seguito del presente aggiornamento, le stampe prodotte tramite la procedura ‘Stampe e invio telematico collocamento con documenti’ possono essere archiviate automaticamente sul servizio di Archiviazione Documentale.
Ricordiamo che il servizio di archiviazione è disponibile per gli utenti abilitati.

Le stampe ed i files che è possibile archiviare automaticamente dalla suddetta procedura sono:

• comunicazioni obbligatorie (in formato xml)
• lettera assunzione “standard”
• modelli “personalizzati”
• modello detrazioni
• modello TFR2

Per effettuare l’archiviazione delle stampe in questione, al lancio della procedura ‘Stampe e invio telematico collocamento con documenti’ è sufficiente indicare il Soggetto Autorizzato, attraverso il campo ‘Soggetto aut. (archiviazione)’, selezionando le stampe che si intende archiviare nel campo ‘Opzioni archiviazione’.
Sempre tramite le opzioni di archiviazione, è possibile annullare i modelli precedentemente archiviati, in caso di ristampa a seguito di rettifiche; se tale opzione non viene abilitata, i nuovi modelli vengono archiviati in aggiunta a quelli precedenti (rimane comunque possibile annullare i singoli modelli tramite i servizi di archiviazione).
Tramite il procedimento di archiviazione, le stampe prodotte vengono automaticamente convertite in PDF, oltre che suddivise e classificate a livello di singolo dipendente (il nome del file viene suffissato con i codici ditta e matricola). Per quanto riguarda i file delle comunicazioni obbligatorie, viene mantenuto il formato xml.

Sui servizi di archiviazione, i modelli sopra elencati vengono archiviati sui seguenti tipi di documento:

• ‘Comunicazioni obbligatorie’ (cod. 0078) per quanto riguarda i files in formato xml;
• ‘Documenti rapporto di lavoro’ (cod. 0077) per quanto riguarda la lettera di assunzione standard, i modelli personalizzati e il modello TFR2;
• ‘Modello detrazioni dipendente’ (cod. 0075, preesistente) per quanto riguarda il modello detrazioni.

Sempre con il presente aggiornamento, i modelli “personalizzati” (se presenti) vengono prefissati con la dicitura ‘DoCol.’. In tal modo, diventa possibile generare automaticamente il formato pdf anche in assenza dell’archiviazione documentale (tuttavia, la suddivisione per ditta e dipendente viene effettuata solo in caso di archiviazione).

Con il presente aggiornamento, è possibile archiviare la stampa del costo “accorpato” prodotta tramite la procedura ‘Costo del Personale’. A tale scopo, occorre essere abilitati al servizio di Archiviazione Documentale.

Per effettuare l’archiviazione della stampa in questione, al lancio della procedura ‘Costo del Personale’ è sufficiente selezionare il Soggetto Autorizzato nel campo ‘Soggetto aut. (archiviazione)’.
Inoltre, tramite le opzioni di archiviazione è possibile annullare i modelli precedentemente archiviati, in caso di ristampa a seguito di rettifiche. Precisiamo che, se tale opzione non viene abilitata, i nuovi modelli vengono archiviati in aggiunta a quelli precedenti (è comunque possibile annullarli tramite il servizio di archiviazione).

Tramite il procedimento di archiviazione, le stampe ‘costipaghe.accorpato’ e ‘costipaghe.accorpato.residui’ vengono automaticamente convertite in formato pdf, suddivise ed archiviate a livello di singola ditta.

Sui servizi di archiviazione, il costo del personale viene contrassegnato con il periodo di competenza:

• ANNO: se prodotto nella modalità ‘Annuale’ o comunque se il periodo va dal mese 01 al mese 12;
• ANNO MESE: nei casi restanti, riportando il mese finale.

Sempre sui servizi di archiviazione, viene riportato il criterio adottato per produrre il costo del personale:

• “costo+ratei”: se prodotto nella modalità ‘Mensile con ratei’;
• “costo+residui”: se prodotto nella modalità ‘Mensile/Annuale con residui’;
• “costo”: se prodotto nella modalità ‘Mensile’ oppure nella modalità ‘Mensile/Annuale con residui’ con stampa separata dei residui; in quest’ultimo caso, la stampa relativa ai soli residui è denominata “residui”.

Come anticipato nell’aggiornamento Acred713 del 19/02/2019, tramite l’Archiviazione Documentale è possibile importare massivamente le ricevute Entratel relative alla CU/2019, in formato PDF, ottenendo automaticamente la suddivisione e l’archiviazione per singola ditta.

L’importazione può essere effettuata con il servizio ‘Importazione Ricevute CU’ (menù Archiviazione Documentale), utilizzando i files in formato PDF delle ricevute scaricate con Entratel.
Ciascun file da importare può contenere le ricevute relative ad uno o più sostituti: di conseguenza, ogni file viene automaticamente suddiviso per sostituto, abbinando le pagine iniziali, relative alle singole certificazioni, alle pagine finali, sulle quali è riportato l’elenco delle certificazioni relative ad ogni sostituto. I files PDF così ottenuti vengono automaticamente archiviati, abbinandoli alle corrispondenti ditte presenti in archivio.

Al momento dell’importazione, è anche possibile inviare automaticamente una mail a ciascuna ditta interessata: sulla mail è riportato un link, cliccando sul quale la ditta può scaricare le ricevute di sua competenza (in tal modo, si ottempera all’obbligo di consegna delle ricevute). Gli indirizzi mail dei destinatari vengono rilevati dal servizio Ditta – Anagrafico (considerando i soli indirizzi abilitati all’invio di mail), mentre l’indirizzo del mittente è rilevato dall’anagrafico del soggetto “autorizzato” intestatario dell’archivio documentale.

Per effettuare l’importazione delle ricevute Entratel, occorre essere abilitati al servizio di Archiviazione Documentale: gli Utenti interessati possono contattare l’assistenza per ulteriori indicazioni a riguardo.

È possibile archiviare automaticamente il modello ordinario e/o il modello sintetico, in formato PDF e suddiviso per ditta, tramite il servizio di Archiviazione Documentale. Ricordiamo che tale servizio è disponibile per i soli Utenti abilitati.

Per archiviare i modelli ordinario e/o sintetico, possono essere utilizzate le normali procedure di stampa e invio telematico: la procedura ‘Stampa modello sintetico per consegna’ consente di archiviare il modello sintetico, mentre la procedura ‘Invio telematico e stampa modello ordinario’ permette di archiviare il modello ordinario.

Su entrambe le procedure, per effettuare l’archiviazione è sufficiente:

• selezionare l’opzione relativa all’archiviazione (‘Y’) nel campo Generazione PDF;
• selezionare il Soggetto Autorizzato all’archiviazione, tramite l’apposita finestra.

Inoltre, tramite il campo Opzioni di Archiviazione è possibile:

• annullare i precedenti modelli archiviati, da barrare nel caso in cui vengano effettuate delle modifiche dopo che si sono già archiviati i modelli; consente di archiviare i nuovi modelli in sostituzione di quelli precedenti (i modelli precedenti non vengono eliminati, ma vengono “annullati” e restano visibili solo per gli utenti interni); se l’opzione non viene abilitata, i nuovi modelli vengono archiviati in aggiunta a quelli già archiviati per gli stessi sostituti.
• inviare una mail per la trasmissione dei modelli archiviati, da abilitare se si vuole inviare automaticamente una mail alle aziende interessate; sulla mail è riportato un link, tramite il quale è possibile scaricare i modelli archiviati.

Per quanto riguarda l’invio automatico della mail, precisiamo che l’indirizzo del mittente viene rilevato dall’anagrafico del Soggetto Autorizzato, mentre l’indirizzo del destinatario viene rilevato dall’anagrafico dell’azienda. Sia per il mittente che per il destinatario, quindi, gli indirizzi mail sono quelli indicati sul servizio Ditta – Anagrafico, considerando il primo indirizzo (e-mail o PEC) sul quale risulta barrata la casella ‘Valido per invio e-mail’.
Sulla mail è riportata la comunicazione che il modello (sintetico / ordinario) è disponibile e può essere scaricato cliccando su un apposito link: quest’ultimo consiste in un indirizzo “criptato”, cliccando sul quale viene automaticamente scaricato il modello archiviato (in pratica, è come se fosse il modello allegato alla mail).

Ricordiamo i modelli ordinario e sintetico vengono prodotti ed archiviati per singola ditta, ovviamente in formato PDF.
Viene prodotto anche un elenco dei modelli archiviati, in formato CSV, con i riferimenti alle ditte interessate.

Segnaliamo che, come negli anni precedenti, le CU/2019 trasmesse da parte dell’intermediario devono essere conservate secondo le stesse regole previste per il modello 770, ossia in formato cartaceo oppure in modalità sostitutiva.
Facciamo presente che gli Utenti abilitati ai servizi di Archiviazione Documentale e di Conservazione Sostitutiva, possono conservare le CU/2019 in modalità sostitutiva, adottando lo stesso procedimento previsto per il LUL. Come noto, la conservazione sostitutiva consente di non stampare la copia cartacea dei modelli che devono essere conservati. Per ulteriori informazioni riguardo alla conservazione sostitutiva della CU, consigliamo di contattare l’assistenza.

Ricordiamo, inoltre, che tramite l’Archiviazione Documentale è possibile importare le ricevute Entratel in formato PDF, le quali vengono automaticamente suddivise ed archiviate per ditta.
Per effettuare la suddetta importazione, occorre attendere una nostra conferma (è necessario verificare eventuali modifiche al formato PDF delle ricevute, in quanto non pubblicato dall’Agenzia delle Entrate).
Il servizio di importazione consente anche di inviare automaticamente una mail a ciascuna ditta interessata, sulla quale è riportato il link per scaricare le ricevute archiviate: in tal modo, si ottempera all’obbligo di consegna delle ricevute.

Tramite il servizio di Archiviazione Documentale, è possibile importare massivamente le ricevute Entratel relative al modello 770/2018, in formato PDF, secondo modalità analoghe a quelle adottate per le ricevute relative alla CU.

L’importazione viene effettuata partendo dai files PDF scaricati da Entratel: ciascun file può contenere le ricevute relative ad uno o più sostituti. Il file viene automaticamente suddiviso e archiviato per sostituto, mentre le pagine iniziali e finali, sulle quali è indicato l’intermediario e l’elenco delle dichiarazioni trasmesse, vengono archiviate separatamente.

Al momento dell’importazione, inoltre, è possibile inviare automaticamente una mail a ciascuna ditta interessata: sulla mail è riportato un link, cliccando sul quale la ditta può scaricare la ricevuta di sua competenza; in tal modo, si ottempera all’obbligo di consegna delle ricevute. Gli indirizzi mail utilizzati sono quelli definiti sull’anagrafico della ditta e del soggetto “autorizzato” intestatario dell’archivio (vengono considerati soltanto gli indirizzi abilitati all’invio di mail).

Per effettuare l’importazione delle ricevute Entratel, occorre essere abilitati al servizio di Archiviazione Documentale: gli Utenti abilitati possono contattare l’assistenza (con almeno un giorno di anticipo) per ricevere le indicazioni operative.

E’ possibile effettuare l’archiviazione dei modelli a livello di dipendente, in modalità massiva e automatica: con il presente aggiornamento, tale funzionalità viene resa disponibile sul modello per la richiesta degli ANF (ANF/DIP SR16) e sul modello per la dichiarazione delle Detrazioni, generati tramite la procedura Stampe Accessorie.

Inoltre, segnaliamo che è possibile agganciare qualsiasi documento archiviato (anche manualmente) a tutti i dipendenti di una o più aziende, utilizzando la nuova finestra ‘Abbina Dipendenti’ disponibile sul servizio ‘Classificazione’ del menù Archiviazione Documentale: a tale riguardo, consigliamo agli Utenti interessati, di contattare l’assistenza.

Le funzionalità di archiviazione sono disponibili per gli Utenti abilitati al servizio di Archiviazione Documentale.

Tramite la procedura Stampe Accessorie, possono essere archiviati per dipendente i seguenti modelli:

• il modello ANF/DIP SR16, generato tramite il programma ‘STADEANF’, disponibile nell’elenco dei programmi al punto 3.2 ‘Comunicazioni varie’ (aggiornamento di aprile 2016 Acred608);
• il modello per la Dichiarazione delle Detrazioni, generato tramite il programma ‘STADEIMP’, disponibile nell’elenco dei programmi al punto 3.2 ‘Comunicazioni varie’ (aggiornamento di gennaio 2008 Acred326).

Per effettuare l’archiviazione automatica delle suddette stampe a livello di dipendente, al momento della selezione del programma interessato (‘STADEANF’ / ‘STADEIMP’) è sufficiente indicare il numero del Soggetto Autorizzato (come per l’archiviazione a livello di ditta) e barrare la nuova casella ‘Archivia per dipendente’.

Eventualmente, tramite l’apposita opzione è possibile annullare i modelli precedentemente archiviati, relativi allo stesso anno (in caso di rettifiche); precisiamo che, se tale opzione non viene attivata, i nuovi modelli sono archiviati in aggiunta a quelli già presenti (rimane comunque possibile annullare i singoli modelli tramite i servizi di archiviazione).

Attraverso il procedimento di archiviazione, le stampe interessate (‘anf-dip’ / ‘detrazioni’) vengono automaticamente convertite in PDF, suddivise e classificate per singola ditta e matricola, abbinandole ai dipendenti interessati.

Inoltre, segnaliamo che anche gli utenti “esterni” possono archiviare i modelli a livello di dipendente:

• tramite la procedura Stampe Accessorie disponibile sul proprio menù, possono archiviare automaticamente i modelli per la richiesta degli ANF e per la dichiarazione delle detrazioni;
• tramite il servizio di archiviazione, possono archiviare manualmente qualsiasi documento ed agganciarlo ai dipendenti della propria azienda, secondo modalità analoghe a quelle previste per l’utente interno.

Naturalmente, per poter effettuare l’archiviazione, gli utenti esterni devono essere appositamente abilitati, tramite il servizio di Definizione degli Utenti. Inoltre, sul servizio Tabelle del menù Archiviazione Documentale occorre definire un archivio digitale ad uso dell’utente esterno (consigliamo agli Utenti interessati di contattare l’assistenza).

Infine, segnaliamo che i modelli archiviati a livello di dipendente, possono essere resi automaticamente disponibili sul Portale del Dipendente. Tale funzionalità è disponibile per gli Utenti abilitati al servizio del Portale.

Per rendere visibili i modelli archiviati sul Portale del Dipendente, è sufficiente abilitare le apposite opzioni previste nella definizione del Tipo di Documento, sul servizio Tabelle del menù Archiviazione Documentale (anche in questo caso, consigliamo agli Utenti interessati di contattare l’assistenza).

Ricordiamo che l’archiviazione automatica dei modelli F24 può essere effettuata dalla procedura ‘Stampa Modello F24’, disponibile sul menù Amministrazione del Personale e sul menù Autoliquidazione Inail (tale funzionalità è disponibile per gli Utenti abilitati al servizio di Archiviazione Documentale).

Con il presente aggiornamento, sul menù Archivio Tributi è stata aggiunta la nuova procedura ‘F24: archiviazione modelli’, che consente di archiviare tutte le tipologie di modelli F24 previste sulle procedure dell’Archivio Tributi, compresi quelli relativi al Ravvedimento (per gli Utenti abilitati al servizio del Ravvedimento Operoso).
Precisiamo che, per archiviare i modelli relativi al Ravvedimento, occorre selezionare il tipo procedura ‘RV’.

E’ possibile archiviare automaticamente il modello ordinario e/o il modello sintetico, in formato PDF e suddiviso per ditta, tramite il servizio di Archiviazione Documentale. Ricordiamo che tale servizio è disponibile per i soli Utenti abilitati.

Per archiviare i modelli ordinario e/o sintetico, possono essere utilizzate le normali procedure di stampa e invio telematico: la procedura ‘Stampa modello sintetico per consegna’ consente di archiviare il modello sintetico, mentre la procedura ‘Invio telematico e stampa modello ordinario’ permette di archiviare il modello ordinario.

Su entrambe le procedure, per effettuare l’archiviazione è sufficiente:

• selezionare l’opzione relativa all’archiviazione (‘Y’) nel campo Generazione PDF;
• selezionare il Soggetto Autorizzato all’archiviazione, tramite l’apposita finestra.

Inoltre, tramite il campo Opzioni di Archiviazione è possibile:

• annullare i precedenti modelli archiviati, da barrare in caso di rettifiche, per archiviare i modelli in sostituzione di quelli precedentemente archiviati per gli stessi sostituti; se l’opzione non viene abilitata, i nuovi modelli vengono archiviati in aggiunta a quelli già archiviati sugli stessi sostituti.
• inviare una mail per trasmettere i modelli archiviati, da abilitare se si vuole inviare automaticamente una mail ai sostituti interessati; sulla mail è riportato un link, tramite il quale è possibile scaricare i modelli archiviati.

Per quanto riguarda l’invio automatico della mail, precisiamo che l’indirizzo del mittente viene rilevato dall’anagrafico del Soggetto Autorizzato, mentre l’indirizzo del destinatario viene rilevato dall’anagrafico del sostituto. Sia per il mittente che per il destinatario, quindi, gli indirizzi mail sono quelli indicati sul servizio ‘Ditta – Anagrafico’, considerando il primo indirizzo (e-mail o PEC) sul quale risulta barrata la casella ‘Valido per invio e-mail’.
Sulla mail è riportata la comunicazione che il modello (sintetico / ordinario) è disponibile e può essere scaricato cliccando su un apposito link: quest’ultimo consiste in un indirizzo “criptato”, cliccando sul quale viene automaticamente scaricato il modello archiviato, senza che sia necessario fornire ulteriori credenziali (come se fosse allegato alla stessa mail).

Ricordiamo i modelli ordinario e sintetico vengono prodotti ed archiviati per singola ditta, ovviamente in formato PDF.
Viene prodotto anche un elenco dei modelli archiviati, in formato CSV, con i riferimenti alle ditte interessate.

Anche quest’anno, le istruzioni della CU prevedono espressamente la conservazione delle certificazioni trasmesse, da parte dell’intermediario, secondo le stesse regole previste per il modello 770.
Facciamo presente che gli Utenti abilitati ai servizi di Archiviazione Documentale e di Conservazione Sostitutiva, possono conservare le CU in modalità sostitutiva (stessa modalità prevista per il LUL). Ricordiamo che la conservazione in modalità sostitutiva consente di non stampare la copia cartacea dei modelli che devono essere conservati. Per ulteriori informazioni riguardo alla conservazione sostitutiva della CU, consigliamo di contattare l’assistenza.

Inoltre, tramite il servizio di Archiviazione Documentale, sarà possibile importare le ricevute Entratel in formato PDF, suddividendole ed archiviandole per ditta. Quest’ultima funzionalità (che sarà documentata con un apposito aggiornamento) consentirà anche di inviare automaticamente una mail alla ditta, per ottemperare all’obbligo di consegna delle ricevute: sulla mail sarà riportato un link, tramite il quale la ditta potrà scaricare le ricevute archiviate.

L’archiviazione automatica dei modelli F24 può essere effettuata anche dalla procedura ‘Stampa Modello F24’, disponibile sul menù Amministrazione del Personale e sul menù Autoliquidazione Inail.
Precisiamo che tale funzionalità è utilizzabile solo se si è abilitati al servizio di Archiviazione Documentale.

Sulla procedura ‘Stampa Modello F24’, per ottenere l’archiviazione automatica, è sufficiente selezionare l’Archivio Digitale sul quale devono essere archiviati i modelli prodotti (si tratta dell’archivio collegato al Soggetto Autorizzato, sul servizio ‘Amministratore – Autorizzazioni LUL e Uniemens’): in tal modo, i modelli F24 vengono suddivisi per ditta e archiviati in formato PDF. Se non si vogliono archiviare i modelli, è sufficiente non indicare l’Archivio Digitale.
E’ opportuno effettuare l’archiviazione soltanto quando la scadenza del modello F24 viene chiusa in modalità ‘Definitiva’. Nel caso in cui l’operazione di archiviazione dovesse essere ripetuta (ad esempio a causa di una modifica negli importi da versare), è possibile richiedere l’annullamento dei modelli precedentemente archiviati, selezionando l’apposita opzione nel campo ‘Opzioni archiviazione’. Se l’opzione di annullamento non viene selezionata, i nuovi modelli vengono archiviati in aggiunta a quelli precedenti (rimane comunque possibile annullarli, tramite i servizi di Archiviazione Documentale).

Ricordiamo che i modelli F24 archiviati possono essere resi automaticamente disponibili per gli Utenti esterni (come già previsto per altri modelli). A tale scopo, sul servizio Tabelle – Tipi di Documenti del menù Archiviazione Documentale, occorre selezionare il tipo documento “Modello F24” e abilitare le opzioni “Soggetto ad essere utilizzato sul servizio facilitato”, “Tipo documento facilitato utilizzabile anche dagli esterni” e “Solo in visualizzazione”.

E’ possibile effettuare l’archiviazione dell’elenco relativo al netto in busta e del corrispondente file XML utilizzato per l’accredito degli stipendi (formato SEPA), prodotti tramite il programma ‘LISTAPA4’.
La funzionalità di archiviazione è disponibile solo per gli Utenti abilitati al servizio di Archiviazione Documentale.

Ricordiamo che il programma ‘LISTAPA4’ è disponibile sulla procedura Stampe Accessorie, nell’elenco dei programmi al punto 1.1 ‘Stampe periodiche’. Per effettuare l’archiviazione, è sufficiente indicare il numero del Soggetto Autorizzato, al momento della selezione del programma dall’elenco.
Inoltre, è possibile annullare le stampe precedentemente archiviate (in caso di rettifiche), attraverso l’apposita opzione.

Attraverso il procedimento di archiviazione, le stampe prodotte vengono automaticamente convertite in PDF ed archiviate per singola ditta, unitamente ai files XML (formato SEPA) utilizzati per l’accredito degli stipendi.
L’archiviazione delle stampe e dei files relativi al netto in busta può essere utilizzata, in particolare, per consegnare tali documenti all’azienda: quest’ultima può scaricarli dal servizio “semplificato” disponibile sul menu degli Utenti esterni.

E’ possibile effettuare l’archiviazione del modello ANF/DIP SR16 e del modello di Dichiarazione delle Detrazioni.
La funzionalità di archiviazione è disponibile solo per gli Utenti abilitati al servizio di Archiviazione Documentale.

Ricordiamo che entrambi i modelli vengono prodotti tramite la procedura Stampe Accessorie:

• il modello ANF/DIP SR16 viene prodotto tramite il programma ‘STADEANF’, disponibile nell’elenco dei programmi al punto 3.2 ‘Comunicazioni varie’ (aggiornamento di aprile 2016 Acred608);

• il modello di Dichiarazione delle Detrazioni viene prodotto tramite il programma ‘STADEIMP’, disponibile nell’elenco dei programmi al punto 3.2 ‘Comunicazioni varie’ (aggiornamento di gennaio 2008 Acred326).

Per effettuare l’archiviazione delle suddette stampe, al momento della selezione del programma interessato (STADEANF / STADEIMP) è sufficiente indicare il numero del Soggetto Autorizzato.
Inoltre, tramite l’apposita opzione, è possibile annullare i modelli precedentemente archiviati in relazione allo stesso anno (in caso di rettifiche); precisiamo che, se tale opzione non viene abilitata, i nuovi modelli vengono archiviati in aggiunta a quelli precedenti (rimane comunque possibile annullare i singoli modelli tramite i servizi di archiviazione).

Attraverso il procedimento di archiviazione, le stampe in questione (‘anf-dip’ / ‘detrazioni’) vengono automaticamente convertite in PDF, oltre che suddivise e classificate a livello di singola ditta.

Ricordiamo che la procedura ‘Divisione stampe per ditta / centro di costo / sede lavorativa’, disponibile sul menu Amministratore Paghe, può essere utilizzata per archiviare le stampe mensili, suddividendole inoltre per singola ditta, centro di costo o sede lavorativa (aggiornamento di novembre 2014 Acred549).
Precisiamo che l’archiviazione è possibile solo se si è abilitati al servizio di Archiviazione Documentale.

Con il presente aggiornamento, sulla stessa procedura è stato aggiunto il campo ‘Opzioni di archiviazione’, tramite il quale è possibile richiedere l’annullamento dei modelli precedentemente archiviati, in caso di ristampa a seguito di rettifiche. Precisiamo che, se la nuova opzione non viene abilitata, i nuovi modelli vengono archiviati in aggiunta a quelli precedenti (rimane comunque possibile annullare i singoli modelli tramite i servizi di archiviazione).

Ricordiamo che la procedura ‘Divisione stampe per ditta / centro di costo / sede lavorativa’, disponibile sul menu Amministratore Paghe, può essere utilizzata per suddividere alcune stampe mensili per singola ditta, centro di costo o sede lavorativa (aggiornamenti di dicembre 2010 Acred416 e ottobre 2011 Acred442).

Col presente aggiornamento,  sulla procedura in questione sono state aggiunte ulteriori stampe mensili, che possono essere suddivise secondo le stesse modalità. Attualmente, quindi, è possibile suddividere le seguenti stampe:

• Libro Unico non vidimato, costituito dal solo cedolino paga oppure comprensivo del calendario presenze
• Nota contabile (possibile soltanto la suddivisione per ditta o per centro di costo)
• Prospetto individuale del Tfr
• Prospetto individuale delle ferie e dei permessi
• Listato riepilogativo del TFR (possibile soltanto la suddivisione per ditta)
• Listato riepilogativo delle ferie e dei permessi (possibile soltanto la suddivisione per ditta)

Ricordiamo che la procedura deve essere lanciata successivamente alla generazione delle stampe interessate, da effettuare tramite le normali procedure di elaborazione o stampa mensile (anche senza effettuare la conversione in pdf). Riguardo alla nota contabile, occorre che la stampa venga prodotta ad un livello di riepilogo coerente con la suddivisione che si vuole ottenere (per ottenere la suddivisione per centro di costo, la stampa deve essere prodotta a livello di centro di costo).
In base al tipo di suddivisione prescelto, la procedura genera un diverso file di stampa per ciascuna ditta, centro di costo o sede lavorativa (considerando le eccezioni sopra indicate). A tale scopo, ogni singolo file di stampa viene suffissato col codice della ditta e, dove necessario, col codice del centro di costo o della sede attività.

Sempre a partire dal presente aggiornamento, è possibile effettuare l’archiviazione documentale automatica delle stampe prodotte, abbinandole alle singole aziende gestite e classificandole in base al periodo di competenza.
Precisiamo che tale funzionalità è utilizzabile solo se si è abilitati al servizio di Archiviazione Documentale.

Per ottenere l’archiviazione automatica delle stampe, è sufficiente selezionare l’opzione ‘X’ nel campo ‘Generazione PDF’ della procedura: in tal modo, ogni singolo file di stampa viene automaticamente archiviato ed abbinato alla relativa azienda, secondo criteri di classificazione analoghi a quelli previsti per altre stampe (Libro Unico vidimato, CUD, 770).
Nel caso in cui venga effettuata l’archiviazione delle stampe, occorre selezionare il Soggetto Autorizzato, attraverso l’apposita finestra (si tratta della stessa scelta presentata per l’archiviazione del LUL vidimato). Non occorre compilare il campo relativo al Soggetto Autorizzato, se non si effettua l’archiviazione delle stampe.
Consigliamo di effettuare l’archiviazione soltanto quando l’elaborazione mensile è considerata definitiva: nel caso in cui l’operazione di archiviazione dovesse essere ripetuta, le nuove stampe verrebbero archiviate in aggiunta a quelle precedenti (eventualmente è possibile annullare le singole stampe che non si ritiene valide).

Ricordiamo che tutte le stampe archiviate possono essere messe automaticamente a disposizione anche degli Utenti esterni (come già previsto per i modelli CUD e 770). Tale possibilità può essere stabilita a livello di tipo di documento, sul servizio Tabelle del menu Archiviazione Documentale (ogni stampa corrisponde ad un diverso tipo di documento).
Occorre tenere presente che è possibile archiviare anche le stampe mensili relative a periodi pregressi (mesi o anni precedenti), a condizione che tali periodi siano stati elaborati tramite la procedura Paghe.